Demos Helsinki valitsi keväällä 2017 Silverbucketin resursointi- ja tuntikirjausjärjestelmäkseen ja korviimme on kiirinyt, että Demos Helsinki on konseptoinut loistavan tavan motivoida, sitouttaa ja perehdyttää työntekijät Silverbucketin käyttöön. Konsepti on nimeltään Bucket Club. Pyysimme Demos Helsingin Katri Mäenpäätä kertomaan heidän luomastaan Bucket Clubista lisää. Katri toimii Silverbucket-pääkäyttäjänä eli on ensimmäisenä tukikontaktina omalle väelleen ja toimii yhteyshenkilönä meidän suuntaamme.
Bucket Club on yhteinen hetki kerran viikossa, jolloin ihmiset voivat tulla paikan päälle käyttämään Silverbucketia. Osallistuminen on vapaaehtoista ja Katri on paikan päällä läsnä ja auttamassa jos ihmisillä ilmenee käyttöön liittyviä haasteita tai kysymyksiä. Samalla kertaa uudet työntekijät perehdytetään Silverbucketin saloihin ja he pääsevät heti testailemaan ja apu on lähellä. Katrin mukaan Bucket Club -käytäntö on ohjannut ihmisiä siihen, että kysymyksiä ja tukipyyntöjä tulee viikolla harvemmin ja Katri pystyy samalla tehostamaan omaa ajankäyttöään. Bucket Clubin aikana Katri auttaa tarvittaessa, mutta hän voi käyttää aikaansa myös resursointiin sekä seurantaan ja lähettämään tarvittaessa muistutuksia henkilöille, jos on unohtunut päivittää Silverbucketia omalta osalta.
Sen lisäksi, että Katrin työ on tehokkaampaa Silverbucketin käytön osalta Bucket Clubin vuoksi, niin se on koettu myös oivaksi henkilöstön motivointi- ja sitouttamiskeinoksi. Uusi työkalu aiheuttaa aina erilaisia tuntemuksia ja joskus jopa vastahakoisuutta uuden rutiinin opettelusta. Demos Helsingillä näitä yleisiä haasteita taltutetaan juurikin Bucket Clubilla, sillä henkilö saa heti apua Katrilta eikä homman tarvitse tyssätä siihen, että Silverbucketia käyttäessä nousee jonkunnäköinen ”tänka på”-tilanne. Ihmiset voivat tulla Bucket Clubiin joko sosialisoiden oppimaan uutta tai tekemään hiljaa kuulokkeet päässä omaa hommaansa. Kyseessä on viikoittainen tapahtuma, jossa työntekijät yhdessä oppivat ja luovat yhteisiä resursointitapoja ja -sääntöjä. Välillä Bucket Clubissa on ollut tietty erityinen teema, esimerkiksi lomien kirjaamisten läpikäynti.
Katrin ja muiden kokemukset Bucket Clubista ovat olleet erittäin positiiviset ja he aikovat jatkaa samalla konseptilla aina siihen asti, kun tällainen käytäntö on tarpeellinen. Me Silverbucketilla halusimme nostaa esiin tämän hienon esimerkin, että miten voi integroida uuden työkalun osaksi resursointikulttuuria. Kyseistä konseptia voi hyödyntää isommassakin organisaatiossa esimerkiksi eri tiimeissä tai osastoissa.
Demos Helsinki on ajatushautomo, joka on kasvanut nopeasti noin 50 henkilön kokoiseksi organisaatioksi.
Lisää: www.demoshelsinki.fi.
