Runsas vuosi sitten kasvuyhtiö Efima etsi korvaajaa lukuisille resursointiexceleilleen, jotka eivät enää palvelleet voimakkaasti kasvavan yhtiön tarpeita. Vastaus haasteisiin löytyi Silverbucketista.
Suomalainen digiyhtiö Efima on erikoistunut suurten ja keskisuurten yritysten toiminnanohjauksen, taloushallinnon ja älykkään automaation ratkaisuihin. Resurssienhallinta on yksi Efiman liiketoiminnan peruspilareista: asiakasprojektit kestävät pisimmillään vuosia ja työllistävät parhaimmillaan kymmeniä työntekijöitä. Kun voimakkaan kasvun myötä raskaat resursointiexcelit eivät enää palvelleet Efiman tarpeita, yritys alkoi etsiä prosessiin tehokkaampaa työkalua.
Jo kartoitusvaiheessa selkiytyi, että Silverbucket vastasi Efiman vaatimuksiin ja tarpeisiin. Roolipohjainen resursointi, kompetenssien hyödyntäminen resursoinnissa ja alustavat varaukset olivat kaikki ominaisuuksia, joiden nähtiin helpottavan resursointien hallintaa. Selkeä tavoite projektin alussa oli lisätä läpinäkyvyyttä läpi organisaation.
Efima otti yrityksenä ison roolin Silverbucketin käyttöönotossa, jotta se sujuisi mahdollisimman sujuvasti. Itse prosessi oli nopea: se alkoi elokuussa ja lokakuussa ohjelmiston käyttö oli jo täydessä vauhdissa. ”Silverbucket on tänä päivänä yksi tärkeimmistä työkaluistamme Efimalla. Se oli helppo omaksua ja ottaa käyttöön. Tiedostimme kuitenkin, että onnistunut käyttöönotto vaatii sitoutumista meiltä asiakkaana”, toteaa Efiman PMO Lead Tero Javanainen.
Tänä päivänä ohjelmistoa hyödynnetään laajalti läpi organisaation, ja liiketoimintajohtajat, palvelupäälliköt, projektipäälliköt ja esihenkilöt seuraavat tai ylläpitävät resursointitietoja järjestelmässä viikoittain. ”Tietomme on lisääntynyt käyttöönoton jälkeen ja olemme saaneet paljon apua myös strategiseen resursointiin. Rekrytointipäätökset perustuvat nyt tietoon ja tiedämme, millaisia projekteja henkilöresurssien näkökulmasta halutaan myydä”, Javanainen toteaa.
Matkan varrella Efima on ottanut käyttöön myös muita Silverbucketin ominaisuuksia, jotka eivät olleet vaatimuslistalla ohjelmistoa kartoittaessa. Nyt käytössä on riskienhallinta ja sen lisäksi hyödynnetään Silverbucketista saatavaa taloudellista informaatiota. Raportoinnin tukena Efima käyttää Power BI -työkalua, jonka avulla tieto on vielä tarkempaa. Efima on myös rakentanut useita integraatioita muihin käyttämiinsä ohjelmistoihin hyödyntäen Silverbucketin tarjoamia API-rajapintoja.
Lisätietoja antaa:
Silverbucketin markkinointipäällikkö Reija Stenroos, reija.stenroos@silverbucket.com
Efiman PMO Lead Tero Javanainen, tero.javanainen@efima.com
