Olemme nähneet lukuisia asiakkaita, jotka suhtautuvat resursoitiin pakkopullana. Mutta hyvät ystävät, älkää suhtautuko siihen niin! Ottakaa se tosissaan. Resursointi on yksi projektiliiketoiminnan kulmakiviä – se on itse asiassa kaiken a ja o.
Resursointi ei ole sama kuin se yksi Excel jossakin kansioiden syövereissä. Projektien vetäjät naksuttelevat sinne silloin tällöin, kuka tekee mitäkin projektia. Excel saattaa joskus olla ajan tasalla – tai sitten se ei ole. Joku ehkä joskus lukee sitä – tai sitten ei lue. Resursointi on kuitenkin niin paljon enemmän kuin vain allokoitujen tuntien kirjaamista ylös.
Toimiva resursointi on ihmisten huomioimista
Mitä jos resursointityökalulla voisi pitää huolta myös työntekijöiden jaksamisesta? Silverbucketissa työntekijän kokonaiskuormitus on koko ajan nähtävillä reaaliaikaisesti – sekä esimiehelle että kyseiselle työntekijälle. Kun henkilö näkee oman kuormituksensa selvästi, antaa se hänelle itselleen mielenrauhaa. Toimiva resursointi on myös palautumista. Resursointityökalusta selviää, milloin työntekijä on lomalla tai hänellä on muita pitkiä poissaoloja.
Kuormituksessa näkyy toisaalta tuntipohjainen tilanne, mutta myös se, onko projekteja liikaa käynnissä yhtäaikaisesti. Kuluuko asiantuntijan aika vain siihen, että hän vaihtelee projektista toiseen pystymättä orientoitumaan tai keskittymään kunnolla? Toimivan resursointityökalun avulla organisaatio pitää asiantuntijoistaan huolta, jotta kuormitus ei kasva miltään kantilta liian suureksi.
Toimiva resursointi on osaamisten ymmärtämistä
Myös myynnin kannalta toimiva resursointi on äärimmäisen tärkeää – projektiorganisaatiossahan myyjät myyvät tulevaisuuden resursointeja – osaamisia. Siksi myyjien on tärkeä ymmärtää, millaista osaamista on vapaana, millaista ei ole vapaana ja millaista osaamista on ylipäätään olemassa. Yritykselle tulee pulmia, jos myyjät myyvät jotain sellaista, mitä ei ole olemassa tai saatavilla.
Kun myyjät ovat resursoinnissa hyvin mukana, voi yritys hyvin peilata, tulevatko tietyt osaamiset riittämään. Jos eivät tule, yritys voi reagoida tulevaisuuteen rekrytoinneilla. Resursointityökalusta näkyy selvästi myös trendi siitä, millaiset projektit myyvät erityisen hyvin. Tällöinkin on hyvä rekrytoida tai kouluttaa lisää kyseistä osaamista.
Paitsi että Silverbucketissa näkyy asiantuntijoiden osaaminen, sinne on mahdollista merkitä myös heidän kehittymistoiveensa. Tällöin henkilöstölle voidaan kohdistaa sopivia työtehtäviä ja projekteja, jotta he oppivat lisää toivomastaan aiheesta. Jos esimerkiksi tietty asiantuntija puhuu englantia tasolla 2 mutta haluaisi päästä tasolle 4, hänet voidaan kiinnittää hänen osaamistoiveitaan vastaavaan projektiin.
Mikä voimavara onkaan yritykselle, jos sen henkilöstön osaamishalut omat selvästi näkyvillä resursointia tehdessä! Tätä mahdollisuutta ei kovin monessa muussa resursointityökalussa ole.
Toimiva resursointi katsoo myös taaksepäin
Hyvässä resursointityökalussa voidaan linkittää tuntitoteutumat resursointeihin. Mitä oikeasti on tehty ja millaiset tuntimäärät ovat toteutuneet? Näin voidaan katsoa jopa taaksepäin ja on mahdollista saada äärimmäisen tärkeää dataa. Arvioimmeko toistuvasti tietynlaiset projektit 20 % liian pieniksi? Tämä on herättelevä keino alkaa tehdä oman liiketoiminnan suunnittelua paremmin.
Lisäksi jotkin organisaatiot ovat huomanneet, että heillä on projektitoiminnan ulkopuolella olevaa sälätyötä paljon enemmän kuin on luultu. Kun tuntitoteutumia tarkastellaan jälkeenpäin, voidaan asiantuntijoiden työpanosta varata realistisemmin laskutettaviin projekteihin. Toisaalta voidaan myös miettiä, miksi sälätyöhön menee asiantuntijan työajasta vaikkapa 30 %. Totuutta vastaan ei kannata taistella, vaan tuntitoteumista kannattaa ottaa opiksi.
Toimiva resursointi tuo yrityksen kipukohdat näkyville
Me resursoinnin ammattilaiset Silverbucketilla olemme välillä huolissamme siitä, että osa suhtautuu työkaluun kaiken ratkaisevana viisasten kivenä. Sellainen se ei ole. Työkalun tehtävä on auttaa organisaatioita keskustelemaan vaikeista asioista, jotka liittyvät resursointiin. Ei mikään työkalu yksinään pyöritä resursointia – eikä se ole tarkoituskaan.
Exceleiden puljaaminen ei liity mitenkään osaamiseen tai viestimiseen – tai tarpeiden ennustamiseen. Toimiva resursointi ei ole tukitoiminto, joka on vain pakko hoitaa alta pois. Resursointi on koko liiketoiminnan ydin. Se vastaa siihen, mitä meidän pitää pystyä tekemään. Kuka pystyy tekemään? Riittääkö meidän aikamme? Riittää meidän osaamisemme? Organisaation täytyy pystyä ratkomaan ongelmia resursoinnilla. Jos ongelmat on lakaistu maton alle, tarvitaan työkalu, joka tuo kipukohdat realistisesti esiin. Tähän tarpeeseen pyrimme Silverbucketilla vastaamaan.
