Se oli hyvin tyypillinen tarina. Vuosikymmeniä toiminut, iso organisaatio Suomen mittapuulla. Yli 1 000 henkeä, joiden työtä myydään ulkopuolelle. Valveutunut ja resursoinnista kiinnostunut asiakas, joka ottaa Silverbucketin käyttöön. Alussa kaikki menee ihan hyvin, koulutuksia pidetään. Parin vuoden päästä me Silverbucketilla kuitenkin huomaamme, että sisäänkirjautumismäärät ja resursoinnin määrä ovat laskussa. ”Ei se resursointi maistu. Työkalu ei oikein sovi meidän arkeemme”, todetaan johdosta. Mikä siis neuvoksi?
Kyseessä on todellinen esimerkki eräältä asiakkaaltamme. Asiakkaamme päässä ei kuitenkaan lannistuttu vaan aloimme yhdessä pohtia, miten saada Silverbucket-työkalusta enemmän irti. Ja onnistuimme! Siitä lisää myöhemmin.
Auttava käsi resurssisuunnittelun kehittämiseen
Nyrkkisääntönä voidaan pitää, että mitä paremmin tietoa saadaan kerättyä, sitä paremmin voi tehdä resursointia – ja sitä paremmin yritys lopulta menestyy.
Kun tietoa alkaa kertyä, voidaan alkaa tehdä oikeanlaisia resursointipäätöksiä. Kuka osaajistamme on vapaana? Missä ajassa? Milloin voidaan käynnistää projekti sopivilla osaajilla? Kuinka paljon pystymme tuottamaan tiettyä palvelua asiakkaalle? Kuinka paljon voimme myydä tiettyä osaamista?
Me Silverbucketilla olemme kehittäneet erilaisia palveluita siihen, että asiakkaamme saavat hoidettua mahdollisimman hyvin resursointinsa. Johto pitää yleensä resursointiin liittyviä ongelmiaan ainutlaatuisina, mutta me Silverbucketilla olemme nähneet satoja erilaisia toimintamalleja vuosien varrella. Me emme helposti hätkähdä. Olemme olleet vuosikausia resursoinnin ammattilaisia ja olemme hyviä löytämään yhdessä asiakkaan kanssa tavoitemallin resursoinnille.
Kokemuksella varmuutta ja tehokkuutta resursointiin
Olemme tarjonneet esimerkiksi uusille asiakkaillemme analyysipalvelua, jossa kartoitetaan organisaation tilanne resursoinnin suhteen. Kartoitamme nykytilanteen haastattelemalla resursointia arjessaan pyörittäviä ihmisiä. Asiakas saa selvän suunnitelman siitä mitä hänen resursointiprosessilleen pitäisi tehdä, jotta resursointi toimii jatkossa paremmin. Analyysipalvelu on kevyt tapa lähteä liikkeelle, eikä sen tekeminen välttämättä kestä kuin viikon pari. Kokemuksemme tuo varmuutta ja tehokkuutta.
Lisäksi tarjoamme tyypillisesti palvelutuotteena esimerkiksi koulutusta, jotta resursoinnista saadaan ilo irti Silverbucketin avulla. Tarjoamme Silverbucketia myös koekäyttöön. Asiakkaat pohtivat usein, miten he voisivat selvittää onko se juuri heille sopiva työkalu. Miten se taipuisi parhaiten juuri heidän yritystoimintaansa? Vankalla kokemuksellamme voimme opastaa hyvinkin monen kokoisia asiantuntijaorganisaatioita tehokkaamman resursoinnin maailmaan.
Lisäksi meiltä on mahdollista ostaa palveluna niin sanottu resurssimanageri. Tämä sopii erityisesti organisaatioille, joissa ei ole välttämättä totuttu resursoimaan tehokkaasti. Silverbucketilta ”lainaan” tuleva resurssimanageri pitää palavereita projektipäälliköille ja muille vetäjille vaikkapa kerran kahdessa viikossa. Managerin kokeneella otteella organisaatio tempautuu mukaan palaveri palaverilta resursointiin ja lopulta he voivat jatkaa itsenäisesti.
Näiden palveluiden ohella tarjoamme myös tukea integraatioihin eri järjestelmien välillä. On tärkeää, että tiedot liikkuvat eri järjestelmissä jos vaikka HR-järjestelmä vaihtuu – tämä on aivan arkipäivää nykyään. Lisäksi olemme kehittäneet myös raportointipalveluamme siitä, miten nämä Silverbucketin tarjoamat tiedot yhdistetään järkeväksi kokonaisuudeksi. Tällöin ylinkin johto ymmärtää missä mennään ja mitä pitää seuraavaksi tehdä.
Resurssimanageri lainaan ja asiakas tyytyväiseksi
Entäs mitä lopulta tapahtui blogin alussa esitellylle asiakkaallemme? Tilanne oli kieltämättä resurssisuunnittelun kannalta heikko. Projektipäälliköt kysyivät suoraan käytävillä ja kahvihuoneissa kollegoiltaan mateilta ja maijoilta, ehtivätkö he mukaan projekteihin. Resursointia kyllä tehtiin, mutta tiedot olivat kunkin projektipäällikön omilla kovalevyillä lukemattomissa eri Exceleissä.
Asiakkaamme sai meiltä Silverbucketilta lainaan oman resurssimanagerin, joka alkoi kysellä projektipäälliköiltä resursoinnista ja seurata tilannetta. Projektipäälliköt alkoivat myös itse taas käyttää Silverbucketia. Pikkuhiljaa kun tietoa resursoinnista alkoi taas resurssimanagerin johdolla kertyä, tiedosta tuli samalla luotettavaa. Tässä vaiheessa tieto tuli arvokkaaksi myös myyjille ja projektivetäjille. Koko organisaatio pääsi positiivisen kautta mukaan oravanpyörään, joka alkoi pyöriä yhä vinhempaa vauhtia. Lopulta Silverbucketilta lainassa ollut resurssimanageri siirtyi syrjään ja asiakas jatkoi resurssisuunnittelua innostuneena ja motivoituneena. Yhdessä kun tekee, niin lopussa kiitos seisoo.
Erno Suomi, Asiakkuusjohtaja
