.jpg)
Tuntien kirjaaminen on avain siihen, jotta tiedetään miten aika käytetään - niin yksilön kuin liiketoiminnan näkökulmasta. Se on avain tuottavaan ja terveeseen liiketoimintaan.
Tuntien kirjaaminen on lähtökohtaisesti melko yksinkertainen asia ja sen avulla voidaan parantaa muun muassa tiimien tuottavuutta, helpottaa laskuttamista ja huolehtia, että projekti etenee budjetoidusti.
Tuntien kirjaamisen hyödyt
Tuntien kirjaamisen tärkein tehtävä lienee se, että varmistetaan asiakkaiden paikkansapitävä laskutus. Tämä näkökulma korostuu etenkin organisaatioissa, jotka tekevät laskutettavaa asiantuntijatyötä. Heille jokainen minuutti on oleellinen. Yrityksen kannattavuus on loppupeleissä riippuvainen siitä, että asiakkaita laskutetaan siitä määrästä työtä, mitä heille on tehty.
Tuntikirjaukset tuovat myös läpinäkyvästi esille kuinka paljon aikaa menee tiettyihin projekteihin, asiakkuuksiin tai yksittäisiin tehtäviin. Parhaimmillaan tuntien seuraamisella voidaan tunnistaa, jos samat tehtävät ylittävät lähtökohtaisesti aina budjetin. Näin tilanteeseen voidaan pureutua ajoissa. Parhaimmillaan voidaan huomata, että henkilöstön osaaminen ei ole riittävällä tasolla ja kouluttamiseen tulee kiinnittää huomiota. Toisaalta voidaan huomata, että tiettyihin tehtäviin varataan lähtökohtaisesti liian vähän aikaa. Näiden huomioiden avulla voidaan tehdä tarkempia ja parempia tarjouksia, mikä pitkässä juoksussa tarkoittaa parempaa laskutusastetta.
Asiakasviestintä on myös helpompaa, kun kaikki projektin tunnit kirjataan ylös. Joissakin tilanteissa asiakas saattaa tiedustella, miksi jonkin asian saaminen maaliin kesti niin kauan. Asiakas on luonnollisesti kiinnostunut siitä, että heidän rahansa käytetään hyvin. Mikäli tunnit on kirjattu tarkasti ja lisäksi mukana on asianmukaiset kommentit, tilanne on helpompi perustella ja osoittaa asiakkaalle.
Parempaa johtamista tuntikirjausten avulla
Kannattavuus on tärkeässä roolissa, mutta yhtä tärkeää on tietää, mitä työntekijät ja tiimit tekevät. Parhaimmillaan voidaan huomata, että tietyt henkilöt tai jopa kokonaiset tiimit työskentelevät yli kapasiteettinsa. Mikäli tilannetta ei pystytä korjaamaan, ollaan helposti tilanteessa, jossa ihmiset väsyvät ja jäävät lopulta sairaslomalle. Henkilöstön huomatessa, että tuntien seuraaminen organisaatiossa ei tarkoita vain lisää vaatimuksia vaan todellisuudessa sen avulla huolehditaan terveestä työn ja muun elämän tasapainosta - ihmiset kokevat sen hyvänä asiana ja todennäköisesti pitävät paremmin tunneistaan kirjaa.
Mielenkiintoinen näkökulma on myös se mihin henkilöstön aika todellisuudessa menee työpäivän aikana. Kuinka paljon aikaa käytetään sisäisiin palavereihin tai sähköposteihin vastaamiseen. Tunnistamalla aikasyöpöt, voidaan kehittää parempia työtapoja ja samalla lisätä tuottavuutta. Yksilöt pystyvät myös näin tunnistamaan paremmin, miten päivät rakentuvat. Tämän tiedon avulla työntekijä voi tunnistaa haitalliset toimintamallit työskentelytavoissaan ja muuttaa niitä. Paremmat työskentelytavat lisäävät työn mielekkyyttä ja tuottavuutta.
Tuntikirjaus on kaikkea tätä:
- Tarkka laskutus tarkoittaa korkeampaa kannattavuutta.
- Kasvanut kannattavuus mahdollistaa kilpailukykyisemmän hinnoittelun, joka tarkoittaa taas lisää laskutettavaa työtä
- Mahdollisuutta seurata resursointien onnistumista. On helpompi tehdä paikkansapitäviä resursointeja, kun voidaan seurata miten toteumat vertautuvat tehtyihin suunnitelmiin.
- Lisääntynyt tehokkuus parantaa aikataulujen suunnittelua ja tasoittaa työntekijöiden työmäärää.
- Parempaa johtamista, kun tiedetään mihin työntekijöiden aika menee.
- Parhaimmillaan työntekijöiden työmotivaatio kasvaa, kun heidän työpanoksensa tuodaan läpinäkyvästi esille.
