Resursointiprosessin esimerkkiyrityksenä käytämme organisaatiota, jossa resursoinnin kohteena on 500 henkilöä, jotka tekevät asiantuntijatyötä. Esimerkkiyrityksessämme on useita osastoja, jotka koostuvat monista eri tiimeistä. Alla esitellyt roolit ja niiden vastuut ovat kuitenkin mallinnettavissa toisenlaisissakin yrityksissä.
Resursointiprosessin perusmallissa olevat roolit ovat: projektipäälliköt, myyntipäälliköt, tiiminvetäjät, osastopäälliköt ja talouspäälliköt. Kaikki edellä mainitut ovat hyvin oleellisia osapuolia resurssienhallintaprosessissa.
Prosessikuvauksen päällimmäisinä ovat myyntipäälliköt ja projektipäälliköt, jotka laittavat uusia projekteja aluilleen ja tekevät resursointipyyntöjä projekteille. Seuraavaksi tiiminvetäjät kiinnittävät henkilöitä projekteille ja seuraavat resursointia resursointipalavereissa. Tuntikirjaaminen kuuluu osaltaan jokaisen tehtäväksi organisaatiossa. Monet osapuolet organisaatiossa, kuten johtoryhmän jäsenet, osastopäälliköt ja talouspäälliköt, seuraavat resursointia, joka nojaa vahvasti suunnitelmiin ja tuntitoteumiin. Muutosten sattuessa, projektipäälliköt päivittävät suunnitelmia ja prosessi lähtee uudelle kierrokselle.
Yksi tärkeimmistä resursointiprosessin osista on resursointipalaverit. Yksi kaikkia koskeva resursointipalaveri kuukaudessa voi olla riittävä, riippuen toki organisaation koosta. Isomman yrityksen kohdalla eri osastoilla voisi olla lisäksi oma resursointipalaverinsa. Näiden palavereiden tärkein merkitys on ratkaista mahdolliset konfliktitilanteet resursoinnissa. Resursointipalaverin tulisi olla paikka, jossa tehdään päätökset konfliktitilanteiden ratkomiseksi. Yhtenä esimerkkinä konfliktista on, että eri projektipäälliköt tarvitsevat samaan aikaan saman henkilön omaan projektiinsa.
Organisaation luonteesta riippuen, resursointipalavereiden määrä voi vaihdella yhden ja kolmen kerran välillä kuukaudessa. Myös myyntiosasto olisi hyvä osallistaa resursointipalavereihin. Se voisi kertoa etukäteen potentiaalisista isoista projekteista. Kun projektiorganisaatiolla on aikaisin tieto mahdollisista isoista projekteista, osaa se myös valmistautua niiden tuomiin muutoksiin paremmin. Resursointipalavereiden perusasialista yleisesti on: projektien osaamistarpeiden ja niiden varausten läpikäynti, ylityöllistettyjen resurssien tarkistus ja johtoryhmälle raportointi. Sivumainintana voimme kertoa, että muun muassa nämä asiat onnistuvat vaivatta Silverbucketilla. Alla on esimerkki henkilöistä, jotka ovat yliresursoituja (suodatuksena seuraavat 8 vkoa).
Seuraavassa artikkelissa esittelemme tarkemmin eri roolit ja niiden tehtävät resursointiprosessi huomioiden. Seuraa blogiamme ja sosiaalisen median kanaviamme (Twitter, LinkedIn tai Facebook) saadaksesi tiedon kun seuravaa artikkeli on julkaistu.
Tutustu Silverbucket-resursointityökaluun aloittamalla kuukauden kestävä ilmainen koekäyttö tai ottamalla meihin yhteyttä: myynti@silverbucket.com ja puh. +358 40 680 6860.
