.jpg)
Monelle projektityötä tekevälle saattaa olla tuttua, että työtunteja kertyy liikaa ja työkuorma on epätasainen. Esimiehet eivät löydä vapaita tai osaavia henkilöitä projekteilleen. Käynnissä olevien projektien aikataulut pettävät ja uusien projektien aikataulutus vaikeutuu ja tunnelma organisaation sisällä kiristyy. Työntekijät kuormittuvat, uupuvat ja joutuvat jopa sairaslomalle. Toimivan resursoinnin avulla nämä ongelmat voidaan tehokkaasti välttää ja työntekijät voivat paremmin – yrityksen joka tasolla.
Läpinäkyvyydellä hyvinvoivia työntekijöitä
Silverbucketin avulla organisaation resursointitilanteesta saa selkeän kokonaiskuvan vain muutamalla silmäyksellä ja monipuolisten suodattimien avulla voi pureutua myös tietyn yksikön, tiimin tai yksittäisen työntekijän resursointitilanteeseen. Näin ollen tehdään läpinäkyväksi työtaakan jakautuminen eri ryhmien välillä ja kuormitustilanteita on mahdollista vertailla. Silverbucketin värikoodauksen avulla näkee välittömästi missä on yli- tai alikuormaa tai muita konflikteja – punainen viittaa ylikuormaan, keltainen alikuormaan ja vihreä optimaaliseen tilanteeseen. Myös lomat ja muut poissaolot voidaan tuoda näkyville, jotta konfliktitilanteilta vältyttäisiin.
Monissa organisaatioissa resursointi pyörii edelleen useiden eri Exceleiden varassa, joiden päivittäminen on hankalaa ja aikaa vievää. Silverbucket taas on hyvin helppokäyttöinen työkalu ja resursointivarausten tekeminen tapahtuu vain parilla hiiren klikkauksella yhdessä järjestelmässä. Resursoinnin tekemisen onkin oltava nopeaa ja helppoa, jottei se itsessään lisää työn kuormittavuutta – tällöin työn tekeminenkin tuntuu mielekkäämmältä. Silverbucketissa resursointi on siis läpinäkyvää, mielekästä ja jopa ihan hauskaa.
Suunnitelmallisuus jaksamisen tukena
Projektien suunnitelmien ja varausten muuttaminen Silverbucketissa on myös näppärää. Projektin aikataulujen muuttuessa tai muissa konfliktitilanteissa, varauksia on helppo siirtää eteenpäin ja muuttaa henkilöltä tai tiimiltä toiselle ja näin ollen tasata työkuormaa kaikille sopivalla tavalla. Kun resursointitilannetta tarkastellaan etupainotteisesti suunnitellen seuraavia viikkoja tai jopa kuukausia eteenpäin, voidaan myös ennakoida mahdollisia konflikteja ja välttyä suuremmilta yllätyksiltä. Suunnitelmallisuus tuo työhön lisää mielekkyyttä sekä työntekijöille että esimiehille - hyvin suunniteltuhan on puoliksi tehty. Ajan tasalla olevat suunnitelmat ja tasaisesti jaettu työkuorma mahdollistavat näin työntekijöiden paremman jaksamisen.
Toisaalta Silverbucketin avulla voidaan katsoa myös menneisyyteen ja verrata tehtyjä resursointivarauksia toteutuneisiin tunteihin. Ovatko suunnitelmat onnistuneet? Vai onko jokin mennyt vikaan? Jos projektille on kirjattu tunteja reilusti yli suunnitelmien, on tarpeen pohtia, miten suunnitelmat saataisiin jatkossa vastaamaan paremmin todellisuutta.
Tuntikirjausten avulla työntekijät voivat myös itse jälkikäteen tarkastella, miten työkuorma on jakautunut esimerkiksi asiakkaittain tai projekteittain. Tällöin on mahdollista tunnistaa mihin oma työaika todella kuluu ja löytää myös aikasyöppöjä. Kun työpäivien rakentuminen tulee läpinäkyväksi, pystyvät työntekijät myös itse suunnittelemaan omaa ajankäyttöään paremmin ja tehostamaan sitä. Mahdollisuus oman työajan tehokkaaseen suunnitteluun vaikuttavaa merkittävästi työn mielekkyyteen. Suunnitelmallinen resursointi ei ole tärkeää ainoastaan numeroiden valossa, vaan myös työntekijöiden jaksamisen kannalta.
Lisämotivointia osaamistenhallinnalla
Organisaatiolle on tärkeää, että työntekijät kokevat työtehtävänsä mielekkäiksi ja omaa osaamistaan vastaaviksi. Työntekijän joutuessa jatkuvasti projekteihin, jotka eivät vastaa omia kykyjä, työn kuormittavuus varmasti kasvaa. Jos taas osaavia henkilöitä ei projekteille löydy, kuormittaa tilanne myös esimiehiä, jotka yleensä resursointia tekevät. Silverbucketin osaamistenhallinnan avulla tämäkin lisäkuormitus voidaan välttää. Kun työntekijöiden osaaminen on näkyvillä, voidaan projekteille löytää juuri oikeanlaisia osaajia. Mikäli resursointeja tehdessä huomataan organisaatiosta puuttuvan tietynlaisia rooleja tai tiettyä osaamista omaavat henkilöt ovat usein ylikuormitettuja, voidaan pohtia mahdollisia rekrytointeja tai alihankkijoiden käyttämistä tulevaisuudessa.
Toisaalta jos työntekijä haluaa kartuttaa osaamistaan, voidaan hänelle määritellä Silverbucketissa tavoitetaso tietylle osaamisalueelle. Tavoitetasojen asettaminen mahdollistaa työntekijän ammatillisen kehittymisen, joka taas lisää työmotivaatiota ja -tyytyväisyyttä. Osaamispohjan kartuttaminen on mielekästä ja tarpeellista niin työntekijöille, tiimeille kuin koko organisaatiollekin.
Osaamisten kehittäminen esimerkiksi kouluttautumalla on kuitenkin hankalaa, jos sille ei ole varattu riittävästi aikaa. Laskutettavan projektityön lisäksi onkin tärkeää muistaa myös ei-laskutettavan työn merkitys. Kukaan työntekijä ei puurra täyspäiväisesti asiakasprojektien parissa, vaan aikaa on varattava myös sisäiselle työlle ja kouluttautumiselle. Sisäisen työn huomioiminen jo resursointivaiheessa lisää työntekijöiden motivaatiota myös ammatilliseen kehittymiseen.
Silverbucketin ajantasaisen ja tehokkaan resursoinnin avulla voidaan lisätä työhyvinvointia siis monella tavalla. Silverbucketissa voidaan huomioida erilaiset projektityypit; asiakasprojektit, sisäiset projektit sekä lomat ja poissaolot, jolloin aikaa on mahdollista varata kaikkeen tarvittavaan. Lomalla voi rauhassa lomailla ja sairaana sairastaa. Kukin voi työskennellä oman osaamisensa mukaisissa asiakasprojekteissa tai halutessaan kehittää osaamistaan. Sekä työntekijät että esimiehet jaksavat työssään paremmin, kun resursointi on kaikin puolin kunnossa ja johtoportaankin on tällöin helpompi hengittää.
