Resursoinnin sudenkuopat

Monelle yritykselle resursointi ja sen suunnittelu on hiukan tylsää pakkopullaa. Mutta kun välineet ovat kunnossa, tulee resursoinnista parhaimmillaan helppoa ja kivaa. Sitä jaksaa tehdä paljon paremmin, kun perusasiat ovat kunnossa. Käyn seuraavaksi läpi resursoinnin yleisimpiä sudenkuoppia – ja kerron miten Silverbucketin avulla niistä voi kavuta pois.

Suurin sudenkuoppa: resurssisuunnittelua ei ole

Teemmekö mitään? Mitä me teemme? Miten reagoimme? Reagoimmeko ollenkaan? Mitä tietoa on saatavilla? Näihin kysymyksiin liittyy resursoinnin merkittävimmät sudenkuopat.

Suurin sudenkuoppa on tietysti se, että resursointia ei tehdä lainkaan. Tällöin projektisuunnittelu ei pohjaudu mihinkään. Hyvällä tuurilla projektit saadaan hoidettua läpi, mutta tehokasta ja tuloksellista se ei todennäköisesti ole.

Jos projektia ei ole resursoitu ja odotuksia ei ole kirjattu ylös, ei saada koskaan tietää, onko projekti ollut odotusten kaltainen. Pahimmassa tapauksessa jos jonkinlainen konfliktitilanne tulee, siihen ei pystytä reagoimaan. Koska kunnollista resurssisuunnittelua ei ole tehty, ei tiedetä, miten tilanne pystytään korjaamaan.

Resurssisuunnittelua saattaa olla myös vaillinaista. Yritykset saattavat tehdä sitä esimerkiksi Excelillä. Siinä tapauksessa asiat on ainakin listattu ylös, mutta silloin ongelmaksi tulee se, että tieto ei välttämättä ole ajantasaista. Silloin sitä on hankala hyödyntää. Ja kun tieto ei ole ajan tasalla, sitä on hankala myös ylläpitää. Tällöin kunnollinen resursointi saattaa jäädä tekemättä, jolloin palataan alkuperäiseen ongelmaan. Resursoinnin avulla saadaan yleiskuva siitä, mikä kokonaistilanne yrityksessä tai projektissa on. Kun kuva puuttuu, on hankalaa toimia. Myöskään työntekijät eivät tiedä, missä heidän pitää olla ja mitä tehdä. Johto ei myöskään osaa heitä ohjata tai opastaa, koska tietoa ei ole missään.

Kun yrityksen kokonaistilanne ei ole selvillä

Jotkin yritykset tekevät kyllä resursointia, mutta he eivät välttämättä ole perillä resurssisuunnittelun kokonaistilanteesta. Silverbucketin päägraafin avulla he näkevät kuitenkin yhdellä silmäyksellä, missä mennään kokonaisuutena. Mikä on yrityksen kokonaiskapasiteetti? Paljonko resursseja on varattuna? Paljonko on vielä varaa teettää töitä, vai olemmeko jo täysin ylibuukattuja? Riittääkö töitä kaikille? Mitä tietoa on saatavilla henkilöistä, keitä resursoidaan? Mitä tietoa on saatavilla niistä projekteista, mitä resursoidaan?

”Näin me sen haluaisimme nähdä”, sanovat uudet asiakkaat usein nähdessään päägraafin. Excel ja muut työkalut eivät samaa kerro.

Kun oikeaa resurssia ei ole saatavilla

Yksi sudenkuoppa saattaa olla, että oikeita resursseja ei ole saatavilla oikeaan aikaan. Resursointisuunnittelussa täytyisi aina nähdä eteenpäin ja tietää kokonaiskuva. Tällöin projekteihin on mahdollista saada juuri ne tyypit, keitä halutaan. Myös työntekijät tietävät, missä heidän täytyy kulloinkin olla ja kukaan ei seisoskele tumput suorina.

Jos oikeita resursseja ei ole saatavilla oikeaan aikaan, yrityksellä on käytännössä kaksi vaihtoehtoa. Ensimmäinen vaihtoehto on se, että täytyy uudelleenorganisoitua projektien suhteen. Toinen vaihtoehto on se, että jos tarvittavaa resurssia ei oikeasti ole saatavilla, voidaan sellainen rekrytoida. Tämän vuoksi on tärkeää nähdä tulevaisuuteen. Yritys pystyy ennakoimaan ja rekrytoimaan tarvittavaa osaamista – sellaisia, keitä tulevaisuudessa oikeasti tarvitaan. Rekrytoinneissa ei siis muutenkaan kannata tehdä niin, että rekrytoidaan lähtevän työntekijän tilalle täsmälleen samanlainen osaaja. Saattaa olla, että tarvitaankin uudenlaista osaamista – ja tämän hyvä resurssisuunnittelu näyttää pitkälle tulevaisuuteen.

Tärkeää on kuitenkin muistaa, että mikään työkalu ei tee yritystä auvoisaksi. Tiedon täytyy kulkea ja ihmisten täytyy viestiä keskenään. Silverbucket on mainio apu siihen, että tieto on kaikkien saatavilla ja se on ajan tasalla. Ihmisten pitää vielä kuitenkin itse jutella keskenään, jotta parhaat resurssit saadaan sopiviin projekteihin ja voidaan varmistua siitä, että kaikki ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Mikäli sudenkuoppaan pudotaan, on hyvällä resurssisuunnittelua ratkaisu aina lähellä.