Usein kuulee toteamuksen, että henkilöresursointi on vain suurten yritysten ongelma, eikä pienempien yritysten tarvitse käyttää siihen aikaa. Tämä ei ole totta. Myös pienten yritysten projektit ja ihmiset ovat tärkeitä ja ne ansaitsevat parhaan mahdollisen välittämisen.
Henkilöresursointi on muutakin kuin ihmisten allokointia tehtävästä toiseen. Se on ennen kaikkea henkilöiden ja projektien onnistumisen varmistamista ja tulevan ennakointia. Tässä seitsemän tärkeää syytä, miksi resursointi on hyödyllistä kaikille projekteja tekeville organisaatioille.
1. Pienessä tiimissä osaamistarpeet tiivistyvät
Pienissä organisaatioissa eri projektien tarpeet ja henkilöiden toiveet voivat joskus olla vaikeita yhteensovittaa. Oikean osaamisen varmistaminen juuri oikeaan hetkeen, voi ratkaista projektin onnistumisen varsinkin silloin, kun kokemus henkilöityy. Tämä on usein tilanne pienissä yrityksissä. Henkilöiden osaamisen kohdentaminen projektien tarpeisiin on ratkaisevaa, mutta usein myös hankalaa ja jää sen johdosta systemaattisesti tekemättä.
2. Ihmisten jaksaminen on aina tärkeää
Riippumatta yrityksen koosta ja projektitoiminnan laajuudesta, ihmisten jaksamisen tulisi olla ykkösprioriteetti. Onnistuneella henkilöresursoinnilla voidaan seurata kokonaiskuormitusta myös henkilöittäin eikä vain projektitoiminnan suunnasta.
Näin kyetään esimerkiksi vastaamaan kysymyksiin: kenellä on liikaa työtä, kasaantuvatko tietyt tehtävät, onko henkilöillä pitkittynyttä alikuormitusta, pääsevätkö henkilöt osaamistaan tai oppimistarpeitaan vastaaviin projekteihin?
3. Laskutusaste on projektityön polttoaine
Laskuttavaa työtä tekevän projektiorganisaation tulee luonnollisesti kyetä seuraamaan laskutusastetta. On oleellista kyetä myöskin ennustamaan laskutusastetta tulevien töiden osalta. Pienemmissä organisaatioissa jo pienikin muutos henkilöiden laskutusasteessa voi heilauttaa yrityksen tilannetta merkittävästi.
Ennustava henkilöresursointi, mikä ottaa huomioon laskutushinnat ja projektien eri tarpeet tulevaisuudessa, kykenee tarjoamaan laskutusaste-ennusteen. Sen avulla kyetään ohjaamaan myyntiä, rekrytointia sekä mahdollisesti myös tarvittavia kulusopeutuksia.
4. Tuotantotyön ennustus kannattaa täydentää myynnin ennusteella
Onnistunut henkilöresursointi ottaa huomioon myös myynnin ennusteen, jossa mahdollisesti alkavien projektien henkilötarpeet on roolitettu ja aikataulutettu tulevaisuuteen.
Ennustamalla roolitasolla ja todennäköisyyksillä projektimyynnin onnistumisia, voidaan tarkentaa laskutusasteen ennustusta ja seurata henkilöstön osaamisriittävyyttä suhteessa tulevaisuuden tarpeisiin. Tärkeää on yhdistää projektimyynnin ja henkilöstön allokoinnit samaan keskitettyyn järjestelmään.
5. Projektisalkun priorisointi ja käyttöaste
Projektisalkun toteutus on erittäin usein tasapainottelua kulujen, käytettävien projektihenkilöiden ja aikataulujen suhteen. Yhdistämällä projektien priorisointi ja henkilöresursointi, kyetään optimoimaan bisneskriittisten hankkeiden läpimeno ja budjetti.
nnassa ei ole kyse laskutusasteesta ja tällöin henkilöresursoinnin pitää kyetä tukemaan myös aitoa käyttöastelaskentaa, sen ennustusta ja kokonaisuuden optimointia. Ohjaamalla toteutettavien projektien järjestystä vapaana olevien osaamisten kautta, voidaan päästä merkittäviin hyötyihin sekä itse projektitoiminnan että -henkilöstön osalta.
6. Kommunikaatiota ei ole koskaan liikaa
Keskittämällä henkilöresursointi ja tarjoamalla riittävä näkyvyys tietoon, voidaan parantaa viestintää ja, monien yritysten arvonaankin kertomaa, avoimuutta.
Pelkkä toteutettavien projektin resursointi ei riitä, vaan sitä pitää tukea kirjaamalla ja ennustamalla myös lomat, poissaolot sekä mahdolliset sisäiset työt. Näin varmistutaan myös siitä, että henkilöiden kokonaiskuormitus on aidosti seurattavissa eikä se koostu vain tietystä osajoukosta henkilön tehtäviä.
Viestimällä selkeästi esimerkiksi lomat, poissaolot ja henkilöiden kokonaiskuormitus kestoineen voidaan ennustaa osaamisten aito tarjonta koko toiminnalle ja ohjata sekä henkilöiden että projektien odotuksia.
7. Ei kasvua ilman kipua
Eritoten pienemmille yrityksille rekrytointi on aina merkittävä riski – mutta se on luonnollisesti myös mahdollisuus. Tukemalla päätöksiä ajantasaisilla ennustetiedoilla, kyetään riskejä alentamaan ja tekemään projekteja onnistuneemmin aikataulutetuilla roolituksilla.
Henkilöresursoinnin kautta voidaan suorittaa erilaisia analyysejä esimerkiksi tietyn osaamisen riittävyydestä tulevaisuudessa. Ennustavan tarveanalyysin pohjalta, voidaan käynnistää rekrytointeja ennakoivasti tai pohtia mahdollisen alihankinnan roolia lähitulevaisuuteen. Olennaista on jatkuvasti kerätä tietoa ja analysoida sitä.
Lopuksi
Tiedolla johtaminen vaatii tietoa – myös pienissä yrityksissä. Olennaiset prosessit on hyvä saada paikoilleen jo ennen kuin niiden puute kasvun myötä aiheuttaa merkittäviä ongelmia.
Valmiiksi pohdittu ja käyttöönotettu, onnistunut, henkilöresursointi ei ainoastaan auta kasvuvaiheessa, vaan myös nopeuttaa siihen pääsemistä. Henkilöresursoinnissa auttaa myös kokonaisvaltainen resursointityökalu, jonka avulla saadaan tehostettua toimintaa entisestään. Silverbucketia pääset testaamaan täältä.
