Resursointitilanteen analysointi auttaa tulevaisuuden ennustamisessa

Ilman tulevaisuuden ennustamista on vaikea tehdä projektiliiketoiminnasta kannattavaa. Resursointitilanteen analysointi on tärkeässä roolissa ja pitää sisällään muun muassa kuinka paljon ihmisiä on sidottu tuleviin projekteihin, kuinka kannattavia projektit ovat ja onko yrityksessä osaamisvajetta. Tunnistamalla mahdolliset ongelmatilanteet, voidaan niihin reagoida hyvissä ajoin ja näin projektit onnistuvat suuremmalla todennäköisyydellä.

Projektien kannattavuus

Monissa projektiorganisaatioissa suurin kuluerä ovat ihmiset. Tästä johtuen kulujen hillitsemisessä tärkeässä roolissa on varmistaa se, että oikeat henkilöt ovat saatavilla oikeaan aikaan. Työntekijöiden resursointi projekteihin ei vielä tarkoita liikevaihdon kasvua. Pahimmillaan projekteihin on kiinnitetty henkilöitä, joilla ei ole tarvittavaa osaamista tai vastaavasti projektissa on mukana ylipätevä henkilö, joka vaikuttaa projektin kulurakenteeseen.

Käyttö- ja laskutusaste on yksi tärkeimmistä mittareista, kun puhutaan resursoinnista. On tärkeää kuitenkin ymmärtää millaisesta projektityöstä ihmisten työkuorma on koostunut ja tulee koostumaan jatkossa. Tavoitteena tulisi olla, että työaika käytetään laskutettaviin tai yrityksen strategian kannalta merkityksellisiin projekteihin. Mikäli huomataan, että ihmiset käyttävät merkittävän osan aikaansa ei-laskutettaviin töihin, on tarkoituksenmukaista siirtää painotusta yrityksen liiketoiminnan kannalta oleellisempiin projekteihin. 

Kriittisten taloudellisten indikaattoreiden, kuten projektin kustannusten, tulojen ja voittomarginaalien säännöllinen seuraaminen varmistaa, että projektibudjetit eivät ylity ja tulevaisuuden ennustaminen helpottuu. Projektin onnistumisen seuraamisessa tärkeässä roolissa on verrata myös toteutuneita tunteja suunniteltuihin. Mikäli huomataan, että projektien tuntitoteumat ylittyvät säännöllisesti, on ennustaminen hankalaa. Reagoimalla tilanteeseen voidaan projektiliiketoimintaa kehittää ja jatkossa tehdä tarjoukset paremmin vastaamaan projektit kulurakennetta. 

Osaamistarpeista huolehtiminen

Myyntiputki on hyvä huomioida osana ennustamista, että myös tulevat osaamistarpeet nähdään ajoissa. Toki tämä auttaa myös kapasiteettisuunnittelussa, jolloin vältytään viime hetken rekrytoinneilta sekä projektien aikataulujen venymisiltä. Mitä aiemmin tarpeet ovat tiedossa, sitä paremmin tulevaisuuden rekrytoinnit voidaan suunnitella.  

Joissakin tilanteissa kapasiteettia on vapaana, koska henkilöstön osaaminen ei vastaa yrityksen tarpeita. Tällaiseen tilanteeseen pystytään myös reagoimaan paremmin, mikäli resursointitieto on ajan tasalla. Osaamista voidaan kehittää ja laajentaa erilaisten koulutusten avulla. Myynti voi myös painottaa myynnissä sellaisia projektikokonaisuuksia, joihin organisaatiossa on vapaana henkilöstöä.   

Miten parantaa ennustamista

Luotettava ennustaminen tarvitsee pohjalle ajantasaiset ja paikkansapitävät tiedot. Monipuolinen ja hyvä resursointityökalu antaa tarvittavat tiedot esimerkiksi siitä, kuinka paljon myyntiputkessa on laskutettavaa työtä, kuinka paljon vapaita henkilöitä on tarjolla tietyllä osaamisella sekä tiedon toteutuneista tunneista verrattuna tehtyihin suunnitelmiin. Kun kaikki liiketoiminnan kannalta oleellinen tieto yhdistetään, päätöksenteko perustuukin faktaan eikä mututietoon.

Tulevaisuuden ennustaminen on kaikkea tätä:

• Henkilöstön ajankäytön optimointia parhaan mahdollisen tehokkuuden saavuttamiseksi, mikä tarkoittaa laskutuksen kasvua ja lopulta voittoa.
• Reagoidaan ennakoivasti markkinassa tapahtuviin trendeihin ja muutoksiin kouluttamalla ja ylläpitämällä henkilöstön osaamista. Mikä pitkässä juoksussa kasvattaa yrityksen liikevaihtoa.
• Kyky sopeutua joustavasti kysynnän muutoksiin.
• Minimoida henkilöstön ylikuormittaminen ja siitä johtuva väsyminen.
• Varmistaa, että oikeat henkilöt on allokoitu oikeisiin tehtäviin ja välttää tyhjäkäynti.
• Antaa oikeaa tietoa esihenkilöille, jotta he voivat johtaa paremmin tiimejään.
• Reagoida käyttö- tai laskutusasteen muutoksiin. Varmistaa, että projektit pysyvät budjetissa ja tehdä muutoksia aiemmin opitun pohjalta.
• Varmistaa, että projektit onnistuvat ja aikataulut pitävät. Näin asiakkaat pidetään tyytyväisinä, mikä tarkoittaa pitkässä juoksussa yrityksen menestystä ja kasvua.
• Seurata kuinka suunnitelmat vastaavat toteutuneisiin tunteihin. 

‍