.jpg)
Luonnollisesti resursointitieto muuttuu ja elää koko ajan. Tämän takia tulee olla yhteisesti sovitut pelisäännöt siihen, miten ja milloin tieto päivitetään olemassa olevaan järjestelmään. Muuten liiketoiminnan johtaminen on mahdotonta ja päädytään tilanteeseen, jossa projektiliiketoimintaa ei voida johtaa hallitusti.
Yhteisesti sovitut pelisäännöt
Ensimmäisenä on hyvä pitää mielessä, että muuttunut resurointitieto päivitetään mahdollisimman pikaisesti järjestelmään sen jälkeen, kun muutoksista on sovittu eri osapuolten välillä. Huomionarvoista on kuitenkin alleviivata, että ennen muutosten tekemistä asioista tulee sopia kaikkien osapuolten kanssa, jotta ikäviltä yllätyksiltä vältytään.
Eri organisaatioissa voi vaihdella kuka vastaa muutosten tekemisestä. Joissakin organisaatioissa se on tiimin esihenkilö, joissakin projektipäällikkö ja toisaalla resursointipäällikkö. Luonnollisesti nämä kaikki henkilöt ovat mukana keskusteluissa, mutta jatkuvuuden kannalta on hyvä määrittää tarkasti kenen vastuulla tiedon päivittäminen oikeasti on.
Henkilöstön näkökulma
Tärkeimpänä asiana on huolehtia, että henkilöstö on tietoinen muutoksista, jotka vaikuttavat heihin suoraan. Työntekijöiden on helpompi suhtautua muutostilanteisiin, kun he tietävät missä projekteissa he ovat nyt ja mitä on tulossa. On tärkeä muistaa, ettei yksikään työkalu korvaa ihmisten välistä vuorovaikutusta. Esihenkilöiden tulee varmistua siitä, että tieto kulkee kaikkien asianomaisten tietoon muutenkin kuin resursointityökalun välityksellä.
Esihenkilöiden vastuulla on huolehtia, etteivät omat tiimiläiset ole yli- tai alikuormitettuja. Useimmiten projekteissa on myös erilaisia roolitarpeita, joihin ei vielä ole kiinnitetty henkilöitä. Esihenkilöt tai yksikön päälliköt varmistavat, että nämä avoimet roolitarpeet on täytetty asianmukaisesti. Varaustilanteen muutoksia tulee myös seurata isompana kokonaisuutena, jotta tiedetään mahdolliset vaikutukset laskutus- tai käyttöasteeseen.
Projektien näkökulma
Projektipäälliköt ovat varmasti tottuneet siihen, että tilanteet elävät. Pahimmillaan projektitiimin kokoonpano muuttuu kriittisessä tilanteessa, kun toisaalle tarvitaan lisäkäsiä tai aikataulu siirtyy tai venyy. Resursointitiedon ylläpitäminen auttaa kuitenkin siinä, että lupaukset asiakkaan suuntaan pitävät.
Hyvä resursointityökalu auttaa löytämään projektille korvaavat henkilöt oikealla osaamisella, seuraamaan projektin kustannuksia ja varmistamaan, että aikataulut pitävät muuttuvissakin tilanteissa. Toki, hyväkään työkalu ei auta, jos tietoa ei ylläpidetä.
Resursointisuunnitelman päivittäminen on kaikkea tätä:
- Kommunikointi on tärkeää eri osapuolien välillä. Ilman viestintää ollaan ongelmissa.
- Huolehditaan, että kuormitustilanne on optimaalinen niin yksittäisen työntekijän, liiketoimintayksikön tai koko yrityksen näkökulmasta silloin, kun muutoksia tulee.
- Myös roolitarpeet huomioidaan eli siirretään tehdyt suunnitelmat ajallaan oikeille ihmisille.
- Seurataan laskutusasteen ja käyttöasteen muutoksia säännöllisesti. Henkilövaihdokset saattavat vaikuttaa helposti projektibudjetteihin, kun projekteihin siirtyy henkilöitä alhaisemmalla tai korkeammalla laskutushinnalla.
- Huomioida, että yksittäisen projektin aikataulun muutokset vaikuttavat usein myös muihin projekteihin, koska henkilöiden resursointitarpeet muuttuvat. Jolloin palataan takaisin siihen, että kommunikointi on kaiken a ja o.
