5 syytä siihen, miksei Excel ole paras työkalu resursointiin

Kuulemme hyvin usein asiakaskäynneillämme projektiorganisaatioiden resursoivan henkilöstöään Excelillä. Useimmiten ratkaisun taustalla on turhautuminen käytössä olevien järjestelmien puuttuviin tai kankeisiin resursointitoiminnallisuuksiin. Lähtökohtaisesti resursointi ei ole laajojen ERP:ien pääominaisuuksia. Tästä johtuen monet organisaatiot päätyvät Exceliin, vaikkei se olekaan joustavin työkalu kyseiseen tarkoitukseen. Lähdinkin miettimään viisi tärkeintä syytä siihen, miksi ylläpito Excelissä ei välttämättä ole hyvä idea.

1. Resursointitieto ei ole helposti jaettavissa Excelissä. Pahimmillaan eri versioita on kymmeniä ja kukaan ei tiedä, mikä on viimeisin ja ajantasaisin versio.
   
   
2. Resurssitilanteen kokonaiskuvaa ei ole, koska projektipäälliköillä ja tiimeillä on usein erilliset dokumentit. Näennäisesti voi näyttää siltä, että henkilöillä on vapaata kapasiteettia, mutta todellisuudessa henkilöt voivat olla kuormitettuina useisiin projekteihin samanaikaisesti. Havaitsemalla yli- tai alikuormitustilanteet ajoissa pelastetaan monta projektia ja lisätään samalla työhyvinvointia organisaatiossa.
   
   
3. Toteumatieto ja kustannustieto puuttuvat usein Excelistä, jolloin näkymä resursoinnin onnistumisesta jää puuttumaan. Tällöin läpinäkyvyys organisaatiossa kärsii, ja päätöksentekoa varten ei ole kaikkea tarvittavaa tietoa saatavilla.
   
   
4. Etenkin henkilömäärän kasvaessa käytettävyys Excelissä muuttuu hankalaksi. Tämä aiheuttaa harmaita hiuksia resursoinnista vastaavalla henkilölle ja pahimmillaan vie tehokasta työaikaa. Kunnollisella työkalulla resursointien tekeminen on nopeaa ja vaivatonta.
   
   
5. Excel ei ole raportointityökalu, mistä johtuen raportointiominaisuuksien ei voida olettaa olevan loppuunsa hiottuja. Päätöksenteon näkökulmasta raportoinnin tulisi kuitenkin olla reaaliaikaista, jolloin voidaan nähdä niin historiaan kuin luoda ennustavia raportteja tulevaisuuteen. Hyvässä resursointityökalussa projektin tiedot yhdistetään suunniteltuihin allokointeihin sekä toteumaan, jolloin raportit tuovat lisäarvoa päätöksentekoon.

Mikäli teidän organisaatiossanne Excel on resursoinnissa edelleen tärkein työkalu, kannustan sinua harkitsemaan vaihtoehtoisia ratkaisuja. Voi nimittäin olla, että projektien hallinta on paljon jouhevampaa tulevaisuudessa, kun resursointi hoidetaan tehtävään tarkoitetulla työkalulla.

Reija Tulasalo
Relationship Manager

‍