Tiedonkulku ja läpinäkyvyys. Kummatkin tärkeitä termejä. Mutta mitä ne tarkoittavat konkretian tasolla projektiorganisaatiossa?
Paras tapa yrityksen käyttö- ja laskutusasteen nostamiseen on toimiva resursointiprosessi, jossa ennen kaikkea on huomioitu tiedon läpinäkyvyys. Tällä hetkellä on nähtävissä vahva trendi, jonka myötä yritykset haluavat panostaa entistä enemmän tulevien projektitöidensä läpinäkyvyyteen. Kun saadaan kaikille resursoinnista vastaaville henkilöille tieto siitä, milloin mikäkin projekti on päättymässä ja milloin tietynlaisia osaajia tietynlaisella kompetenssiprofiililla on vapautumassa, pystytään joustavasti varaamaan vapautuvia työntekijöitä alkaviin projekteihin.
On kuitenkin havaittavissa, että tiedonkulku ei läheskään aina toimi toivotulla tavalla. Kyse voi olla esimerkiksi siitä, että useammalla paikkakunnalla toimivat yritykset eivät luonnollisestikaan käy keskenään päivittäisiä kahvipöytäkeskusteluja. Silloin saattaa toisinaan jäädä huomaamatta, kuinka vaikkapa Helsingin projektista vapautuva täsmäosaaja olisikin käytettävissä Oulussa alkavaan projektiin. Toisaalta tiedonkulun puute saattaa olla myös sisäänrakennettuna osana sellaista yrityskulttuuria, jossa halutaan varjella esimerkiksi oman tulosyksikön projektimiehitystä ja olla lainaamatta osaajia muualle. Silverbucketin havaitsemien projektiresursoinnin trendien mukaan tiedon panttaamisen aikakausi alkaa kuitenkin olla ohi.
Kun resursointiprosessista saadaan läpinäkyvä, pystytään nimittäin tehokkaasti vähentämään luppoaikaa projektien välissä. Näin liiketoiminnan tuottavuus nousee usein merkittävästi.
Toisaalta pystytään myös välttämään ylikuormatilanteet, kun yksittäisen työntekijän tehtävänkuva ja työilmapiiri rauhoitetaan. Työhyvinvointi ja motivaatio nousevat tällöin lähes automaattisesti.
Hyvä työkalu on tässä avainasemassa. Enää ei nimittäin ole niin, että kovimman äänen omaava projektipäällikkö saa eniten tekijöitä projektiinsa, vaan toimivan resursointityökalun ja tehokkaan tiedonkulun avulla työntekijöitä pystytään resursoimaan projekteihin todellisen tarpeen mukaisesti.
Toimivan työkalunkin kanssa on kuitenkin olennaista muistaa, että organisaatiossa on nimettävä vastuutaho, jonka täytyy seurata resursointia ja huolehtia siitä, että kaikki noudattavat dokumentoitua resursointisuunnitelmaa. Muussa tapauksessa alkaa tulla varjototuuksia, jotka aiheuttavat erilaisia ongelmatilanteita. Resursointitietokanta on hubi, joka helposti ja nopeasti tarjoaa tiedonjaon, kunhan kaikki sitoutuvat käyttämään sitä. Siten ei pääse syntymään erilaisia varjotilanteita tai epämääräisiä excel-viritysten aiheuttamia päällekäisyyksiä ja infokatkoksia.
Läpinäkyvyys kuuluu Silverbucketin resursointityökalussa nykyään sen kysytyimpiin ominaisuuksiin – se on jopa ”the juttu”, joka kuuluu tuotteen kärkihyötyihin. Kaikkien käytössä oleva keskitetty resursointitietokanta kiteyttää tiedon yhteen paikkaan, josta yrityksen eri toimijat omissa rooleissaan voivat tarkastella tietoa juuri oman käyttötarkoituksensa valossa. Näin esimerkiksi projektipäälliköt, esimiehet ja johtoryhmä voivat tarkastella hyvinkin yksilöidysti eri yksiköiden ja projektien todellista tilaa.
Kun tulevat eurot ja tuntimäärät eivät enää roiku arvailujen varassa, on helpompi optimoida myös rekrytointia – voidaan taata, ettei rekrytointi laahaa perässä tai toisaalta ettei rekrytoida turhaan. Läpinäkyvyyden lisäämisellä voidaan entistä tarkemmin ennustaa yrityksen tulevaisuutta ja tehdä tärkeitä bisnespäätöksiä sen mukaisesti.
Tuomas Mikkola,
CEO
