Resursointi on kaiken projektityön pohja. Jotta projektit onnistuvat on tarvittavan osaamisen omaavat henkilöt oltava oikeaan aikaan saatavilla ja heidän täytyy tietää mitä heiltä odotetaan ja milloin. Ajantasainen ja toimiva resursointi parantaa parhaimmillaan yksittäisen henkilön työkuorman tasaista jakautumista ja edesauttaa näin ollen työntekijöiden hyvinvointia. Samalla yritys varmistaa sen, että tietyllä projektilla työskentelee oikeat henkilöt, jotta projektin onnistuminen on todennäköisempää. Resursoinnin tavoitteena onkin luoda laadukkaita projekteja ja samalla taata henkilöstön hyvinvointi.
Työtehtävien jakaminen, eli resursointi, on kahdensuuntainen viesti organisaatiossa. Sillä viestitään työntekijälle hänen työkuormaa ja sen jakautumista. Resursoinnin tavoitteena ei kuitenkaan ole aikatauluttaa yksittäisen henkilön työaikaa vaan pikemminkin osoittaa laajemmin mitä hänen tulee tehdä milläkin aikavälillä. Samalla pystytään viestimään organisaation johdolle, kuinka resurssimme riittävät hoitamaan tarvittavat tehtävät. Tavoitteena on tietenkin käyttöasteen maksimointi ja ajantasaisen resursoinnin avulla pystytään ennakoimaan mahdolliset konfliktitilanteet ja suunnittelemaan tulevaa. Täytyykö yrityksen mahdollisesti rekrytoida uusi osaajia, jotta kaikki tehtävät saadaan tehtyä? Vai onko aika hankkia lisää projekteja, jotta tehtävää riittää yrityksen kaikille työntekijöille?
Näin aloitan tehokkaan resursoinnin
Resursointi kannattaa aloittaa resursointiprosessin määrittelyllä, sillä onnistuneessa prosessissa roolit ja vastuut ovat kaikille selkeät. Resursointiprosessin tukena on hyvä käyttää apuna työkalua, jotta tiedot on helppo päivittää ja pitää ajan tasalla. Koska resursoinnin tavoitteena on saada aikaan kannattavia projekteja, on oleellista päästä työkalun avulla vertaamaan suunnitelmia ja toteumia toisiinsa. Näin voidaan kehittää projektiliiketoimintaa ja tehdä entistäkin tuottavampia projekteja. Toimiva työkalu ja selkeä resursointiprosessi madaltavat kynnystä resursoinnin suunnitteluun sekä pitää siitä vastuussa olevan henkilön sitoutuneena tehtäväänsä. Resursointi on tehokasta vain, jos tiedot ovat ajan tasalla.
Resurssisuunnittelu alkaa jo myyntivaiheessa, jolloin resursoinnin voi tehdä roolipohjaisesti tai suoraan tietylle henkilölle organisaation tavan mukaisesti. Näin pystytään varautumaan tulevaan työkuormaan, mikäli myyntivaiheen projektit tulevat tuotantoon. Projektin kotiutuessa projektipäällikön tehtävänä on pitää huoli siitä, että projektille on varattu paras kokoonpano tarvittavin työkuormin. Projektin edetessä projektipäällikkö huolehtii siitä, että projektin resursoinnit ovat ajan tasalla muutosten sattuessa.
Resursointi on kaikkea tätä:
- Resursointi on kaiken projektityön pohja.
- Ajantasaisella resursoinnilla varmistetaan, että oikeat henkilöt ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan.
- Ajantasainen resursointi parantaa henkilöstön hyvinvointia
- Toimiva resursointi parantaa projektien kannattavuutta.
- Resursointi on kahdensuuntainen viesti organisaation ja henkilöstön välillä.
- Resursoinnin tavoitteena on käyttöasteen maksimointi.
- Resursointi alkaa prosessin määrittelyllä, jotta kaikki tietävät kuinka toimia.
- Projektien resursointi kannattaa aloittaa jo myyntivaiheessa.
- Resursoinnin päivittäminen projektin edetessä on kaiken a ja o.
- Resursointi on tehokasta vain jos resursointi on ajan tasalla.
