Monissa organisaatioissa resursointia tehdään edelleen exceleillä, mutta se ei ole aivan vaivatonta resurssien kokonaishallinnan kannalta eli isossa kuvassa mitattuna. Excel toki on helppo vaihtoehto varsinkin silloin kun ”virallinen työkalu” aiheuttaa päänvaivaa, tuskastumista ja hermojen kiristelyä. Ensimmäisenä onkin helppo lähteä rakentelemaan omaa resurssisuunnitelmaa exceliin. Tuttu ja turvallinen excel taipuu mielesi mukaan ja tieto on rakentunut haluamallasi tavalla. Yksittäisen resursoijan näkökulmasta tämä toimii vallan mainiosti, mutta kokonaisuuden kannalta asia ei olekaan niin yksinkertainen. Kuinka saada kokonaiskuva koko organisaation resurssitilanteesta? Exceleillä resursointi aiheuttaa paljon avoimia kysymyksiä ja tarpeita. Lisäksi, näiden yksittäisten resursointiexceleiden kokoaminen yhteen onkin ”mielenkiintoinen” jumppa.
Miksi siis harkita resursointiexceleistä luopumista? Alla muutama meidän ja asiakkaamme huomio kolmesta näkökulmasta: tiedonjako, tulevaisuudennäkymä ja työväline.
Resursointi excelillä
1. Resursointitiedon jakaminen sähköpostilla, google sheetshillä ja palavereissa.
Ikuisuuskysymys: Kuinka saada mahdollisimman ajantasainen resursointitieto exceleillä? Ratkaisuyrityksiä on ollut monia. Sen jälkeen, kun excel-jumala eli exceleiden yhteensovittaja on saanut kokonaiskuvan luotua, niin resursointitieto on pyritty jakamaan muille esimerkiksi viikkopalaverien, sähköpostien ja Google Sheetsin välityksellä. Yritys on hyvä, mutta toteutus ei vaan toimi. Kuinka usein se viimeisin resurssitieto on ollut tarjolla juuri silloin kun sitä tarvitset?
2. Tulevaisuuden suunnittelu ja ennustaminen on erillisten exceleiden varassa, jotka joku kokoaa käsin.
Ennustaminen ja tulevaisuudennäkymien suunnittelu ei myöskään ole helpointa exceleillä resursoidessa. Uskallatko tehdä resurssisuunnitelmia tuleville tuotanto- ja prospektiprojekteille? Onko ajantasainen kokonaiskuva saatavilla? Jos saat edes ajoittain luotettavan tiedon resurssien kokonaistilanteesta, niin olemassa olevat excelit parantavat ennustamista niin, ettei tarvitse aivan hihasta ravistaa. Riski on kuitenkin melko korkea, että olet perustanut suunnitelmasi jo vanhentuneen tiedon pohjalle.
3. Resursointiexceleitä voi olla useita, jolloin tiedon päivittäminen ja ylläpito voi olla hankalaa. Lisäksi, riippuen excelin sijainnista pääsy tietoon voi olla ajoittain hankalaa.
Olet tehnyt muutoksia resursointisuunnitelmaasi ja olet päivittämässä tiedostoa, kun excel lakkaa vastaamasta. ”Not responding”. Huonossa lykyssä excel jumiuttaa koko koneesi ja joudut käynnistämään sen uudelleen. Kuulostaako tutulta? Tai olet huonossa paikassa, mutta sinun pitäisi päästä kiinni tiettyyn resursointiexceliin, mutta se on tavoittamattomissasi. Ja kun pääset siihen kiinni, niin huomaat, että tieto on jo päässyt vanhentumaan.
Resursointi Silverbucketilla
1. Ajantasainen tieto on aina viiveettä käyttäjien saatavilla.
Tiedonjako on vaivatonta Silverbucketissa, sillä asiakas voi määritellä, että ketkä pääsevät Silverbucketiin katsomaan ja tekemään resurssisuunnitelmia eli ajantasainen tieto on aina käden ulottuvilla. Käyttöoikeuksista riippuen, henkilö voi nähdä vähintäänkin omat allokaationsa, projektipäälliköt pystyvät päivittämään helposti suunnitelmia ja johto näkee ajantasaisen kokonaistilanteen. Palavereissa voidaan käydä nopeasti tarvittavat suunnitelmat ja kokonaistilanteet läpi ja tehdä samalla tarvittaessa päivityksiä resursointi sitä vaatii.
2. Järjestelmä näyttää ajantasaiset suunnitelmat, jotka muokkautuvat sitä mukaa, kun tietoa päivitetään eli ennustaminen helpottuu.
Resursointia on mahdollista tehdä pitkälle tulevaisuuteen, joten ennustaminen helpottuu huomattavasti. On helppo nähdä, että ylittyykö vai alittuuko kapasiteetti ja onko tarpeellista osaamista riittävästi saatavilla.
3. Kaikki tieto on yhdessä paikassa, jolloin tiedon päivitys yhteen paikkaan riittää. Tiedon päivittäminen on tehty mahdollisimman vaivattomaksi, mikä edistää innokkuutta päivittää tietoa.
Silverbucket on pilvipalvelu, minkä vuoksi omaan ympäristöön on helppo päästä kiinni, kunhan sinulla on päätelaite ja internet-yhteys. Pääset tekemään resursointimuutoksia mistä tahansa. Silverbucketia on kehuttu helppokäyttöiseksi eli tietojen päivitys on vaivatonta ja sinun ei tarvitse huolehtia enää, että mikä excel-versio on ajan tasalla ja voiko tietoon luottaa.
Alkukappaleessa mainitsin muutaman hyvän puolen resursointiexceleistä, mutta totta puhuen excelit eivät ole parhaimpia resursoinnin kokonaiskuvan hallintaan, varsinkin jos henkilöitä ja projekteja on reippaasti. Muutamia asioita kannattaa ottaa huomioon, jos resursointia haluaa toteuttaa exceleillä. Kuka koostaa tiedot yhteen resurssitiedon kokonaiskuvaa varten ja kuinka järkevä kyseinen tehtävä on henkilöiden ajankäytön optimointia ajatellen nykyaikana? Kuinka kriittistä on saada ajantasaista resursointitietoa vapaan henkilöresurssin etsimistä ja kokonaiskuvaa varten? Miten toimiva ja hyödyllinen työkalu edesauttaa resursointisuunnitelmien päivittämistä ja kuinka suuri hyöty siitä kumuloituisi?
Silverbucket yksinään ei tee autuaaksi, sillä uusi ohjelmisto vaatii aluksi aikaa ja vaivannäköä, että uusi työkalu ja toimintatapa tulee osaksi projektinhallinnan kulttuuria. Saamamme palautteen puolesta kehottaisimme pohtimaan onko excel resursoinnin työkaluna järkevin vaihtoehto vai kannattaako tutustua eri resursointityökaluihin ja niiden tarjoamiin hyötyihin.
Mikäli jäit vielä miettimään, miten Silverbucket voi hyödyntää sinua projekteissasi, käy lukemassa kuinka voit helposti tehostaa projektien resursointia.
