.jpg)
Resursointipalaverit ovat paikka, jossa sovitaan yhteisesti resursointiin liittyvistä asioista. Tällöin tarkastellaan miten edellinen viikko meni, mutta ennen kaikkea käännetään katse tulevaan ja varmistetaan, että kaikissa projekteissa on tarpeeksi käsipareja seuraavina viikkoina. Resursointipalavereiden sykli vaihtelee pitkälti organisaation koon mukaan, mutta myös projektien luonne vaikuttaa asiaan. Pienemmissä organisaatioissa riittävä väli voi olla kuukausi, mutta useimmiten tilanteen muuttuvat sen verran usein, että tiheämpi sykli on paikallaan. Organisaation koko vaikuttaa myös siihen riittääkö yksi viikoittainen palaveri koko yritykselle vai hoitavatko eri yksiköt nämä erikseen ja yksikön johtajat tarkastelevat tilannetta kokonaisuutena.
Resursointipalavereissa käydään läpi tämän hetkinen resursointitilanne. Asioita, jotka tulee huomioida on resurssitarve tuotannossa oleviin projekteihin, huolehditaan sopivasta työkuormasta tiimeittäin ja työntekijöittäin, tuodaan esille mahdolliset konfiliktitilanteet sekä optimoidaan resurssienkäyttö läpi organisaation. Konfliktitilanteilla tarkoitetaan esimerkiksi tilanteita, joissa sama henkilö tarvitaan useaan projektiin samanaikaisesti tai avainhenkilö on joutunut pitkälle sairaslomalle. Konflikti voi myös johtua siitä, että osaamistarpeet eivät kohtaa tai tarvittavia rooleja ei ole saatavilla. Loppupeleissä on siis kyse siitä, että käsipareja ei ole tarpeeksi suhteessa projektien määrään.
Usein resursointipalaverissa käydään läpi uudet myydyt projektit, niiden aikataulutukset ja henkilöstötarpeet osaamisineen. Usein uusi projekti tuo mukanaan konflikteja sekä muutoksia, minkä takia joudutaan sovittelemaan jo tehtyjä varauksia sekä mahdollisesti siirtämään henkilöitä projektista toiseen.
On tärkeää läpikäydä myös ne projektit, jotka mahdollisesti toteutuvat lähiaikoina. Tämä on erityisen tärkeää ennustamisen näkökulmasta, jotta tiedetään niiden mahdolliset vaikutukset lähitulevaisuuteen. Samassa yhteydessä pystytään myös havainnoimaan, jos työtä ei ole tarpeeksi tai rekrytointeja tulisi harkita työntekijävajeen paikkaamiseksi.
Resursointipalaverissa on ennen kaikkea kyse käyttöasteen optimoinnista ja henkilöstön hyvinvoinnista. Onko meillä tarpeeksi työntekijöitä? Onko meillä oikeanlaista osaamista projekteihin? Mitä tapahtuu, jos emme saakaan myytyä isoa projektia? Tulisiko meidän ottaa alihankkijoita sen sijaan, että palkkaamme uutta henkilöstöä? Tilanne on hyvä, mikäli näihin kysymyksiin saadaan vastaus säännöllisessä resursointipalavereissa ja ongelmatilanteet ratkottua.
Resursointipalaverit on kaikkea tätä:
- Säännölliset palaverit ovat kaiken a ja o, muuten hallittavuus katoaa.
- Ennen kaikkea kyse on viestinnästä ja tiedonkulusta. Asianomaiset sopivat yhdessä resursointiin liittyvistä asioita, jolloin kaikki tietävät mikä tilanne on.
- Palaverien avulla luodaan läpinäkyvyyttä läpi organisaation.
- Resursointipalaverissa katsotaan historiaan, todetaan nykytilanne, mutta ennen kaikkea kiinnitetään huomio tulevaisuuteen.
- Tilannetta tarkastellaan henkilöiden, roolitarpeiden ja osaamisten näkökulmasta. Onko meillä oikeanlaisia rooleja tarvittava määrä, onko osaaminen oikeanlaista projekitarpeiden näkökulmasta ja onko ihmisten kuormitusaste optimaalisella tasolla.
- Suurimmilta yllätyksiltä vältytään, kun tilanteisiin ennakoidaan etupainotteisesti ja kaikki asianomaiset ovat yhdessä sopimassa asioista.
